Fonctionnalités

De la commande de l'enseigne à la commande dans Colibase.

Récupérer, contrôler, convertir, puis renvoyer expédition et facture. Les écrans ci-dessous sont des captures réelles de ColEdi 1.31, sur des commandes de démonstration.

01 · Récupération

Les commandes de la nuit, relevées d'un coup.

ColEdi se connecte au serveur FTP de votre prestataire EDI, liste les commandes déposées et les télécharge une par une. Le journal affiche chaque fichier traité.

  • Chaque fichier traité est rangé dans un dossier SAV chez le prestataire : rien n'est effacé
  • Une copie du fichier reçu est gardée sur votre serveur
  • Une commande déjà traitée n'est pas relue au passage suivant
ColEdi, onglet Action : Gestion des commandes des clients, bouton Lancer, journal connecté au serveur ftp et trois commandes traitées

Onglet « Action » après « Lancer » : trois commandes récupérées sur le FTP de démonstration.

02 · Contrôle

Un fichier incomplet n'entre pas.

Avant toute conversion, ColEdi vérifie que la commande contient ses cinq éléments obligatoires. S'il en manque un, le fichier est écarté et l'anomalie est écrite dans le journal.

Survolez ou cliquez un élément pour le voir dans le fichier.

  1. @GP · Débutle type de messagePremière ligne : commande ou commande allotie, émetteur et destinataire, date et heure d'envoi.
  2. ENT · En-têtenuméro, dates, deviseLe numéro de commande de l'enseigne, sa date, la date de livraison demandée et la devise.
  3. PAR · Partenaireschacun par son GLNAcheteur, fournisseur et lieu de livraison, chacun identifié par son code GLN : Colibase sait qui commande et où livrer.
  4. LIG · Lignesarticle, quantité, colisageChaque article par son code EAN, avec son libellé, sa quantité et son colisage.
  5. @ND · Finfichier arrivé entierSans cette dernière ligne, le fichier est peut-être tronqué : ColEdi ne le convertit pas.
Commande de démonstration CDE260451 au format @GP : lignes @GP, ENT, REF, DTM, trois PAR, deux LIG avec leur colisage, FTX et @ND

Commande de démonstration au format @GP (lignes abrégées). Les codes GLN et EAN sont fictifs.

03 · Conversion

Un fichier commande que Colibase sait lire.

ColEdi garde toute l'information de l'enseigne et la range dans le format d'import de Colibase : chaque élément reçoit son numéro de rubrique, une commande devient un fichier .cde.

En-tête, dates, partenaires, lignes, colisage, montants, textes libres : rien ne se perd en route.

0   DEBUT  COLEDI  @GP  WEB@EDI  ORDERS  STANDARD …
5   ENT    CDE260451  220  20261027  20261029  EUR
8   DTM    2  20261029  0600
25  PAR    DP  3098765001202  ENTREPOT DEMO SUD - NIMES
35  LIG    1  3760123450012  COMPOTE POMME 4X100G  240
37  PAC    20  CT
50  FTX    AAI  LIVRAISON SUR RENDEZ-VOUS QUAI 4
99  FIN

Extrait réel du fichier CDE260451.cde écrit par ColEdi (tabulations élargies, lignes choisies).

04 · Lancement planifié

Il tourne tout seul, à la fréquence voulue.

Lancé avec le paramètre AUTO par le planificateur de tâches de Windows, ColEdi traite les commandes en attente puis se ferme, sans afficher de message bloquant.

  • Même configuration que l'écran : rien à régler deux fois
  • Chaque passage laisse sa trace dans le journal du programme
  • Lancement manuel toujours possible, depuis l'onglet « Action »
Planificateur de tâches · Action
ProgrammeColEdi10.exe ArgumentAUTO Démarrer dansle dossier de ColEdi Fréquence[à définir avec vous : toutes les 15 min, chaque heure…]

Réglage type de la tâche planifiée qui lance ColEdi sans écran.

ColEdi, onglet Traitements : bouton Importer un fichier de commande

Onglet « Traitements » : « Importer un fichier de commande ».

05 · Import manuel

Une commande arrivée autrement ? Même traitement.

Un fichier reçu par e-mail ou à rejouer après correction : on le choisit sur le disque, ColEdi le contrôle et écrit le fichier commande à côté, avec le même format que les commandes du FTP.

06 · Expédition et facture

Le retour vers l'enseigne part de Colibase.

Une fois la commande préparée, l'ERP Colibase écrit l'avis d'expédition puis la facture et les envoie au prestataire EDI. ColEdi a fait entrer la commande ; Colibase en ferme la boucle.

DESADV · AVIS D'EXPÉDITION

  • Palettes, colis ou simples lignes, selon le niveau de détail demandé par l'enseigne
  • Code SSCC de chaque palette, celui de l'étiquette collée dessus
  • Code GLN du destinataire, quand l'enseigne en impose un propre à l'avis d'expédition
  • Créneau de livraison, exigé par certaines plateformes de cross-docking

INVOIC · FACTURE

  • Numéros de ligne de la commande d'origine, pour un rapprochement sans écart
  • Référence de l'avis d'expédition et sa date
  • Avoirs transmis comme les factures, éco-participations détaillées
  • Factures regroupées possibles
[Capture Colibase à fournir]Écran d'expédition EDI ou fiche client avec ses codes GLN, pour illustrer cette partie.

07 · Réglages

Réglé une fois avec votre prestataire.

Serveur et compte FTP du prestataire, répertoire des commandes, dossiers de réception et de dépôt pour Colibase. Un bouton enregistre le tout.

FTPmode actif ou passif
UTF-8ou encodage du prestataire
Onglet Paramètres de ColEdi : blocs Commande, Expédition, Facture et FTP, bouton Sauvegarder la configuration

Onglet « Paramètres » (mot de passe masqué).

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